TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA "OFICINA VIRTUAL PARA EMPLEADORES" EPS SANITAS
1. Introducción
Los presentes Términos y Condiciones de uso de la "Oficina Virtual para Empleadores", se publican con el fin de informar a todos los usuarios de la misma, que la EPS SANITAS (En adelante EPS SANITAS), ha puesto a su disposición la "Oficina Virtual para Empleadores", con la finalidad de permitir a los empleadores la realización de consultas, transacciones y gestionar sus servicios de manera ágil y segura.
Los presentes Términos y Condiciones constituyen un acuerdo legal y vinculante entre el Usuario de la "Oficina Virtual de Empleadores" y EPS SANITAS y establecen las condiciones de su uso. Por lo anterior, es su obligación como Usuario de la "Oficina Virtual de Empleadores" leer cuidadosamente los presentes Términos y Condiciones, y debe tener en cuenta que si decide no aceptarlos, no podrá acceder ni utilizar los servicios de la "Oficina Virtual de Empleadores". Por lo anterior, al hacer Click en el ícono de "ACEPTAR", el Usuario habrá manifestado su aceptación expresa, sin restricciones, reservas ni modificaciones a este Aviso Legal y por lo tanto a los Términos y Condiciones de uso acá establecidos.
2. Marco legal
En el presente documento el Usuario encontrará las pautas para el uso de la Oficina Virtual de Empleadores, así como el marco que regirá el adecuado tratamiento y confidencialidad de la información que sea incorporada o que circule en la misma.
El contenido de los Términos y Condiciones aquí previstos, puede ser objeto de modificaciones o actualizaciones, razón por la que será obligación del Usuario revisar periódicamente el contenido de los mismos con el fin de mantenerse informado frente a los cambios que se puedan presentar.
Por lo anterior, mediante la puesta en conocimiento de los Términos y Condiciones de la Oficina Virtual de Empleadores y la información contenida en el portal www.epssanitas.com, se entenderá cumplido el deber de información al Usuario.
Si el Usuario requiere información adicional o tiene alguna pregunta en relación con la Oficina Virtual de Empleadores, podrá contactarnos a través de los siguientes canales: En la línea al 3759000 opción 1 en Bogotá o 018000 919100 en el resto del país.
3. Uso de la Oficina Virtual de Empleadores
La calidad de Usuario se obtiene al momento en el que EPS SANTIAS aprueba la inscripción del empleador (Persona natural o persona jurídica) como Usuario de la Oficina Virtual de Empleadores, para lo cual se deberá suministrar la información solicitada al momento del registro.
La calidad de Usuario se perderá en el evento en que pierda su calidad de empleador vinculado a EPS SANITAS, o en el evento en que se logre demostrar que existió suplantación de identidad y en general, en cualquier momento en que el Usuario registrado realice alguna actuación considerada como violatoria de estos Términos y Condiciones.
Es posible que un empleador pueda solicitar Usuarios adicionales de forma posterior a su registro inicial. El empleador será el único responsable de permitir la creación de los Usuarios y por tanto será responsable por el uso de cada uno de los Usuarios asignados.
3.1. Creación de Usuario para el acceso a la Oficina Virtual de Empleadores:
El Usuario de la Oficina Virtual de Empleadores entiende y acepta que para hacer uso de la misma se requiere la creación de una cuenta de Usuario que lo identifique como tal a la cual se podrá acceder por medio de una contraseña que será de uso personal e intransferible.
3.2. Uso de la contraseña.
El Usuario acepta que las contraseñas ingresadas por este al momento de su registro para acceder al contenido de los servicios de la "Oficina Virtual de Empleadores", son privadas e intransferibles, por lo que tendrá la obligación de custodia de las mismas, siendo el único responsable de las consecuencias derivadas del uso que otras personas o terceros hagan de ellas por la falta del cumplimiento del deber de custodia de dichas contraseñas.
Por lo anterior, el Usuario se compromete a informar a más tardar dentro del día hábil siguiente a la EPS SANITAS, la pérdida o robo de su contraseña, el uso no autorizado de su contraseña por parte de terceros o cualquier circunstancia que a su juicio deba ser conocida por la EPS SANITAS con el fin de evitar actos fraudulentos en contra de su propia persona, de la EPS SANITAS o de terceros.
El Usuario al hacer uso de su contraseña se obliga a abstenerse de realizar las siguientes acciones: a) Acceder a documentos confidenciales o datos de personas de las que no se encuentra legitimado por ley o por convención para hacerlo. b) Suministrar información falsa a título personal o del empleador, así como omitir datos necesarios para la buena prestación del servicio. c) Dar un uso de la "Oficina Virtual de Empleadores" contrario a la Ley, la moral y las buenas costumbres. d) Realizar acciones tendientes a ocasionar daño o interrupción del servicio de la "Oficina Virtual de Empleadores". El Usuario que viole cualquiera de las condiciones contenidas en este numeral, será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir la EPS SANITAS o cualquier tercero que resulte perjudicado por esta actuación.
3.3. Obligaciones del Usuario
- El Usuario se compromete a hacer uso de la Oficina Virtual, de conformidad con la ley colombiana, estos Términos y Condiciones y la demás información e instrucciones que sean puestas en su conocimiento por parte de la EPS SANITAS, así como de conformidad con el orden público, la moral y las buenas costumbres.
- El Usuario garantiza la autenticidad y veracidad de todos aquellos datos e información que entregue para completar el formulario de suscripción o registro. Así mismo, el Usuario se compromete y se responsabiliza de mantener actualizada toda la información que haya entregado, permitiendo con ello prestar un mejor servicio por parte de la EPS SANITAS.
- Cuando el Usuario inserte o incorpore cualquier información a la Oficina Virtual de Empleadores, garantiza a la EPS SANITAS que la información es completa y veraz, que posee todos los derechos sobre la misma y que se encuentra autorizado para entregarla.
- El uso de la Oficina Virtual de Empleadores únicamente se encuentra permitida para personas mayores de 18 años. En ese sentido y por el principio de la buena fe, se entiende que la persona que está creando el usuario para acceder a la Oficina Virtual de Empleadores es mayor de edad, razón por la que no existirá responsabilidad alguna para la EPS SANITAS.
3.4. Tratamiento de datos personales
La ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 establecen el marco de protección de datos personales en Colombia. Por esta razón, todas las personas tanto jurídicas como naturales que intervienen en el Tratamiento de los datos personales se encuentran sujetas a lo previsto en dicha normatividad. Por lo anterior, teniendo en cuenta que dentro de la Oficina Virtual de Empleadores podrá circular información personal, el Tratamiento de tales datos será realizado por la EPS SANITAS con sujeción a las finalidades autorizadas por los Usuarios, contenidas en estos Términos y Condiciones y a lo previsto en la Política de Privacidad y Protección de la Información que ésta ha adoptado y la cual se encuentra contenida en el sitio web www.epssanitas.com
3.4.1. Autorización de Tratamiento y finalidades
Con la aceptación de estos términos y condiciones, el Usuario persona natural autoriza de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca el Tratamiento de sus datos personales a la EPS SANITAS.
Realizadas las anteriores precisiones, con la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario autoriza el tratamiento de sus datos personales, con las siguientes finalidades:
- Realizar el registro y creación de Usuario de la Oficina Virtual de Empleadores.
- Recopilar, utilizar, transferir, almacenar, consultar y procesar sus datos personales.
- Cumplir los fines propios de la relación contractual existente, esto es: Contratación, prestación de servicios de salud, demás actividades propias del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan, así como de las actividades derivadas del objeto social de la OSI.
- Remisión de información relacionada con los bienes y servicios ofrecidos o suministrados por la EPS SANITAS.
- Contacto y envío de información sobre la prestación del servicio de salud a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales.
- Envío de notificaciones sobre cambios o mejoras en el esquema de prestación de los servicios, avisos, programas de salud, fidelización o información sobre sus productos o servicios de acuerdo con la legislación aplicable.
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con la EPS SANITAS, respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos por ella que haya o no adquirido.
- Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
- Realizar análisis de riesgo y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la EPS SANITAS.
- Transmitir los datos personales objeto del Tratamiento a los proveedores o terceros que actúen por cuenta de la EPS SANITAS en dicho Tratamiento.
- Transmitir los datos personales objeto del Tratamiento a los establecimientos de comercio con los que se suscriben convenios para el otorgamiento de beneficios a los usuarios de la EPS SANITAS.
- Dar a conocer, transferir sus datos personales dentro y fuera del país a cualquier empresa de la EPS SANITAS así como a terceros previa suscripción de un contrato que prevea de manera clara las reglas de la transferencia internacional o para implementar servicios de computación en la nube.
- Recibir información comercial y publicitaria relacionada con los servicios ofrecidos por la EPS SANITAS.
La autorización de tratamiento de sus datos personales se mantendrá vigente hasta el momento en que el Usuario informe su intención de revocarla, para lo cual deberá utilizar los canales de comunicación previstos por la EPS SANITAS en su Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales que puede ser consultada en la página web www.epssanitas.com.
4. Derechos de Propiedad Industrial e Intelectual
Todas las marcas, nombres comerciales, signos distintivos, diseños industriales, modelos de utilidad, patentes, servicios, contenidos e informaciones de cualquier clase que aparecen en la Oficina Virtual de Empleadores son propiedad de EPS SANITAS, por lo que no podrán ser reproducidos, distribuidos, comunicados públicamente, transformados o modificados sin autorización expresa.
Por lo anterior, el Usuario se abstendrá de obtener los contenidos de la Oficina Virtual de Empleadores utilizando para ello medios o procedimientos distintos de los que, en algunos casos, se han puesto a su disposición o, en general, de los que se empleen habitualmente en Internet siempre que, estos últimos, no entrañen un riesgo o daño o inutilización del sitio Web y/o sus contenidos.
En ningún caso se entenderá que el acceso y la navegación del Usuario en la Oficina Virtual de Empleadores, implica que la EPS SANITAS haya otorgado una autorización o haya renunciado, transmitido, cedido total o parcialmente sus derechos, ni la concesión de ningún derecho ni expectativa de derecho y en concreto, de la alteración, transformación, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre la misma.
5. Exclusión de responsabilidades y garantías
5.1. Disponibilidad y continuidad:
Por las características y necesidades tecnológicas de la Oficina Virtual de Empleadores es posible que se presenten problemas en la disponibilidad o continuidad en el acceso y uso de los servicios de la misma, así como la ocurrencia de fallas técnicas en los servidores de acceso a la red. Por lo anterior, el Usuario entiende y acepta que frente a la ocurrencia de fallas en la Oficina Virtual debido a la indisponibilidad del servicio por causas de fuerza mayor, errores en las redes telemáticas de transferencia de datos o por causas ajenas a la voluntad de la EPS SANITAS, ésta no será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que puedan generarse al Usuario y en esa medida, exime a la EPS SANITAS de cualquier responsabilidad en relación con las consecuencias de la ocurrencia de este tipo de eventos.
El acceso a la información y servicios que presta la Oficina Virtual de Empleadores tiene en principio una duración indefinida, pero la misma dependerá de la permanencia del Usuario como afiliado a alguna de las empresas de la EPS SANITAS o de la decisión de la EPS SANITAS en continuar con el servicio prestado a través de la Oficina Virtual. No obstante lo anterior, el acceso a la Oficina Virtual de Empleadores podrá suspenderse o terminarse en cualquier momento en caso de que se compruebe cualquier violación a los esquemas de seguridad informática o en caso de que se verifique suplantación en la identidad del Usuario.
5.2. Exclusión de responsabilidad
La EPS SANITAS no será responsable de los daños, pérdida de negocio, ingresos o beneficios, daño emergente, lucro cesante o de oportunidades de negocio, de ahorro de gastos y de desaparición o deterioro de datos, así como tampoco será en ningún caso responsable de: (a) los costes, multas, sanciones, indemnizaciones, cargos, daños u honorarios que se deriven como consecuencia del incumplimiento por parte del Usuario de sus obligaciones; (b) La violación del Usuario de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causas o en relación con la utilización de la Oficina Virtual, por lo tanto, el Usuario es y será el único responsable de: (a) el uso que realice de la Oficina Virtual; (b) el cumplimiento íntegro de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causa o en relación con la utilización de la Oficina Virtual, incluyendo, a título enunciativo que no limitativo, las normas de uso de la Oficina Virtual aquí contenidas, las disposiciones en materia de protección de datos, confidencialidad, secreto de las comunicaciones y derecho a la intimidad.
5.3. Virus y códigos maliciosos:
El Usuario exime a la EPS SANITAS de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan ser causados por, o que puedan deberse a la presencia de virus u otros códigos maliciosos en los contenidos que puedan producir cualquier tipo de daños en el sistema informático, documentos electrónicos o ficheros de los usuarios, incluyendo a título meramente enunciativo y sin carácter limitativo, "virus informáticos", gusanos, "caballos de troya", errores en la funcionalidad y operatividad ("bugs"), "bombas de tiempo", "cancelbots", "Spyware", "phishing", "dialers", "hoaxes", "jokes" etc.
5.4. Uso ilícito:
La EPS SANITAS cuenta con normas y procedimientos, con restricciones de acceso y uso a la información que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo maneje las bases de datos sensibles cumpliendo con los protocolos para el manejo de esta información.
Por lo anterior EPS SANITAS garantiza que la Oficina Virtual de Empleadores se manejará con adecuados estándares de seguridad, confidencialidad de la información y confiabilidad de manera que cada Usuario pueda mantener la reserva de su información. Sin embargo no se hace responsable del incumplimiento de cualquier norma aplicable en que puedan incurrir los Usuarios en su acceso a la Oficina Virtual de Empleadores y/o utilización de las informaciones contenidas en la misma. Tampoco se hace responsable del uso ilegítimo que terceras personas puedan hacer de la información allí contenida.
6. Legislación y jurisdicción
Los presentes términos y condiciones se regirán por la Legislación colombiana, y la jurisdicción competente para conocer de cualesquiera demandas que el uso de esta Aplicación suscite será la de los Juzgados y Tribunales de la República de Colombia.
7. Nulidad e ineficacia de los numerales o cláusulas
Si cualquier numeral o cláusula incluida en estos Términos y Condiciones fuese declarado, total o parcialmente, nulo o ineficaz, tal nulidad o ineficacia afectará tan sólo a dicha disposición o a la parte de la misma que resulte nula o ineficaz, subsistiendo los Términos y Condiciones en todo lo demás.