En el presente documento el Usuario encontrará las condiciones para el uso de los Canales Virtuales, así como el marco legal que regirá el adecuado Tratamiento de los Datos Personales que sean incorporados o que circulen en los mismos, incluyendo los datos de carácter sensible o datos de salud. Teniendo en cuenta lo anterior, el Tratamiento de los Datos Personales del Usuario será realizado de conformidad con lo establecido en la legislación vigente en materia de Habeas Data y, de manera particular, por lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Decreto 1074 de 2015), y las Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales adoptadas por LA COMPAÑÍA.

El contenido de los Términos y Condiciones aquí previstos puede ser objeto de modificaciones o de actualizaciones, razón por la que será obligación y responsabilidad exclusiva del Usuario revisar periódicamente el contenido de los mismos con el fin de mantenerse informado frente a los cambios que se puedan presentar.

Por lo anterior, mediante la puesta en conocimiento de los Términos y Condiciones de los Canales Virtuales y la información contenida en el portal www.epssanitas.com, se entenderá cumplido el deber de información al Usuario.

Si el Usuario requiere información adicional o tiene alguna pregunta en relación con los Canales Virtuales, podrá contactarnos a través de los siguientes canales: línea (601) 3759000 opción 3 luego 5 luego 1 o empleadores en la opción 3 luego 5 luego 2 en Bogotá D.C. o 018000 919100 en el resto del país.

La calidad de Usuario se obtiene al momento de registrarse en los Canales Virtuales o al aportar los datos de identificación y aceptar los presentes Términos y Condiciones en el caso de WhatsApp, Asesor de Oficina en Línea AOL y Chat, siempre que se tenga afiliación vigente a EPS SANITAS a la fecha del registro. La calidad de Usuario se perderá en los siguientes eventos:

1. Cuando el estado de la afiliación del Usuario a LA COMPAÑÍA, esté suspendida o cancelada.
2. En el evento en que se logre demostrar que existió suplantación de identidad.
3. En cualquier momento en que el Usuario registrado realice alguna actuación considerada como violatoria de estos Términos y Condiciones o cualquier conducta contraria a la legislación colombiana, el orden público o las buenas costumbres.

3.1. Creación de Usuario para el acceso a los Canales Virtuales: (Únicamente para Oficinas Virtuales (afiliados y empleadores), página web www.epssanitas.com, y la aplicación móvil "EPS Sanitas").

El Usuario de los Canales Virtuales entiende y acepta que, para hacer uso de los mismos, se requiere la creación de una cuenta de Usuario que lo identifique como tal a la cual se podrá acceder por medio de una contraseña que será de uso personal e intransferible para los registros de identificación biométrica (registro dactilar o facial) guardados en su dispositivo.

3.2. Uso de la contraseña. (Únicamente para Oficinas Virtuales (afiliados y empleadores), página web www.epssanitas.com, y la aplicación móvil "EPS Sanitas").

El Usuario acepta que las contraseñas ingresadas por éste al momento de su registro para acceder al contenido de los servicios de los Canales Virtuales son privadas e intransferibles, por lo que tendrá la obligación de custodia de las mismas, siendo el único y exclusivo responsable de las consecuencias derivadas del uso que otras personas o terceros hagan de ellas por la falta del cumplimiento del deber de custodia de dichas contraseñas.

Por lo anterior, el Usuario se compromete a informar a más tardar dentro del día hábil siguiente a LA COMPAÑÍA, la pérdida o robo de su contraseña, el uso no autorizado de su contraseña por parte de terceros o cualquier circunstancia que deba ser conocida por LA COMPAÑÍA con el fin de evitar actos fraudulentos en contra de su propia persona, LA COMPAÑÍA o de terceros.

3.3. Uso de OTP para vinculación de Equipos

Cuando un Usuario inicie sesión en los Canales Virtuales (Oficina Virtual o en la aplicación de LA COMPAÑÍA) utilizando las credenciales (usuario y contraseña) asignadas por LA COMPAÑÍA, el sistema le solicitará que ingrese una OTP (One-Time Password o Contraseña de Un Solo Uso) para permitirle el acceso a dichos canales.

La OTP es una contraseña o cadena de caracteres, generalmente numéricos, generada de manera aleatoria y para una única operación. Cada vez que los Usuarios accedan a los Canales Virtuales, se les solicitará ingresar una nueva OTP. Con la OTP se busca mejorar la seguridad para el ingreso a los Canales Virtuales, siendo dicha contraseña un mecanismo que ayuda a verificar la identidad de la persona que está ingresando a los canales.

La OTP se genera de manera automática cuando un Usuario ingresa sus credenciales para iniciar sesión en los Canales Virtuales y, es enviada a este último, a través de un canal seguro, como un mensaje de texto (SMS) o correo electrónico, según el método que hubiere definido el Usuario para la recepción de la contraseña.

La OTP tendrá un término de vigencia, el cual será informado al usuario en el mismo mensaje en el que se le envíe la contraseña. Si el Usuario no ingresa la OTP al sistema dentro del término mencionado, deberá solicitar una nueva.

Una vez que el Usuario ingrese la OTP, el sistema validará automáticamente que coincida con la contraseña generada y enviada por esta herramienta. Si la OTP es correcta y coincide con la generada por el sistema, el Usuario es autenticado y se le permite acceder a los Canales Virtuales. Si la OTP es incorrecta, no se le permitirá el acceso a los Canales Virtuales al Usuario y deberá generar una nueva contraseña en caso de que el plazo para ingresar la misma hubiera expirado.

No obstante lo anterior, LA COMPAÑÍA ofrece la opción de que el Usuario registre dispositivos frecuentes (celulares, computadores o tablets) en los Canales Virtuales, con la finalidad de evitar tener que generar una OTP nueva cada vez que vayan a iniciar sesión a través de alguno de los dispositivos registrados. Así las cosas, en caso de que el Usuario opte por registrar dispositivos, solo se le solicitará la generación de una OTP durante la vinculación inicial de cada dispositivo.

El Usuario tiene la obligación de asegurar que los dispositivos registrados en los Canales Virtuales (como la Oficina Virtual o la aplicación de LA COMPAÑÍA) sean seguros y de uso personal. Esto implica que el dispositivo no debe ser compartido por el Usuario con terceros y debe contar con las medidas de seguridad adecuadas para prevenir accesos no autorizados.

En ningún caso LA COMPAÑÍA no asumirá responsabilidad por cualquier uso no autorizado de los dispositivos registrados por el Usuario. En otras palabras, si un tercero accede a los Canales Virtuales a través de un dispositivo registrado y realiza acciones en nombre del Usuario, LA COMPAÑÍA no asumirá responsabilidad alguna por dichas acciones. Es fundamental que el Usuario mantenga sus dispositivos protegidos y no los comparta con otras personas para evitar posibles fraudes o accesos indebidos.

3.4. Acceso a los Canales a través de identificación biométrica (reconocimiento facial o dactilar):

El Usuario podrá acceder a los Canales a través de la huella dactilar o reconocimiento facial que tenga registrados en sus dispositivos personales, para lo cual deberá permitir la vinculación de la información biométrica guardada en su dispositivo personal a los Canales, entendiendo que la información biométrica no queda guardada ni registrada en ninguna forma en los Canales.

En el evento en que el Usuario decida acceder a los Canales mediante la identificación biométrica (identificación facial o dactilar) acepta, entiende y reconoce que dicho acceso podrá realizarse con cualquiera de los datos biométricos que tenga registrados en el dispositivo mediante el cual acceda, por lo que el Usuario acepta que, en caso de escoger esta opción para el ingreso a los Canales, (i) únicamente tiene registrados sus datos biométricos en el dispositivo mediante el que accede o, (ii) ha autorizado el acceso a los Canales y a la información que contiene los mismos, a todas las personas cuyos datos biométricos tenga registrados en el dispositivo mediante el cual acceda.

El Usuario entiende y acepta que es el único responsable por el registro de datos biométricos en sus dispositivos y entiende que autoriza el acceso a la información de los Canales a todas las personas que registren dichos datos en los dispositivos por los cuales acceda a los mismos.

Por lo anterior, el Usuario es el único responsable de las consecuencias derivadas del uso que otras personas o terceros hagan de los Canales, cuando estos accedan mediante datos biométricos registrados en el dispositivo del Usuario.

El Usuario podrá administrar (registrar o eliminar) en cualquier momento los dispositivos vinculados a los Canales, para su ingreso mediante identificación biométrica. Cada vez que el Usuario registre un dispositivo en los Canales, recibirá un correo electrónico de confirmación en la cuenta que haya proporcionado en los Canales.

El registro de dispositivos en los Canales tendrá una duración de ciento ochenta (180) días calendario, vencido este término, deberán registrarse nuevamente los dispositivos que el Usuario desee.

3.5. Obligaciones del Usuario

3.5.1. El Usuario y/o su representante, se compromete a hacer uso de los Canales Virtuales, de conformidad con la ley colombiana, estos Términos y Condiciones y la demás información e instrucciones que sean puestas en su conocimiento por parte de LA COMPAÑÍA, así como de conformidad con el orden público, la moral y las buenas costumbres.

3.5.2. El Usuario garantiza la autenticidad y veracidad de todos aquellos Datos Personales, datos sensibles (en los casos que aplique) e información que entregue para completar el formulario de suscripción o registro. Así mismo, el Usuario se compromete y se responsabiliza de mantener actualizada toda la información que haya entregado, permitiendo con ello prestar un mejor servicio por parte de LA COMPAÑÍA.

3.5.3. Cuando el Usuario inserte o incorpore cualquier información a los Canales Virtuales, incluyendo Datos Personales y datos sensibles (en los casos que aplique), garantiza a LA COMPAÑÍA que la información es completa y veraz, que posee todos los derechos sobre la misma y/o que se encuentra autorizado para entregarla, según corresponda.

3.5.4. El uso de los Canales Virtuales únicamente se encuentra permitido para personas mayores de dieciocho (18) años. En ese sentido y por el principio de la buena fe, se entiende que con el uso y/o con la creación del usuario para acceder a los Canales Virtuales, está declarando que es mayor de edad, razón por la que no existirá responsabilidad alguna para LA COMPAÑÍA, respecto a la veracidad de dicha declaración.

3.5.5. Al ingresar a los Canales Virtuales, el Usuario se obliga a abstenerse de realizar las siguientes acciones: a) Acceder a documentos confidenciales o datos de salud (datos sensibles) de personas de las que no se encuentra legitimado por ley o por convención para hacerlo; b) Suministrar información falsa a título personal, de su grupo familiar o de la persona a quien representa, así como omitir datos necesarios para la buena prestación del servicio; c) Dar un uso indebido de los Canales Virtuales, que resulten contrarios a la Ley, la moral y las buenas costumbres; d) Realizar acciones tendientes a ocasionar daño o interrupción del servicio de los Canales Virtuales.

El Usuario que viole alguna de las condiciones contenidas en este numeral, será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir LA COMPAÑÍA, otra empresa que haga parte del Grupo Empresarial Keralty o cualquier tercero que resulte perjudicado por esta actuación.

3.6. Tratamiento de Datos Personales

La Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 establecen el marco de protección de los Datos Personales en Colombia. Por esta razón, todas las personas, tanto jurídicas como naturales, que intervienen en el tratamiento de los Datos Personales se encuentran sujetas a lo previsto en dicha normatividad. Por lo anterior, teniendo en cuenta que la información que circulará en los Canales Virtuales, incluye información personal de los Usuarios, el tratamiento de tales datos será realizado por LA COMPAÑÍA en el marco de la prestación de los servicios ofrecidos a través de los Canales Virtuales y de conformidad con lo previsto en la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA (en adelante, la "Política"), la cual se encuentra publicada en el sitio web www.epssanitas.com.

Las finalidades del tratamiento de Datos Personales, los derechos del titular, la forma en la que se recolectan los datos sensibles y el otorgamiento de la autorización voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca para dicho tratamiento se encuentran definidos en la sección "AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES" al final de este documento.

3.7. Gestión de dispositivos

El Usuario podrá registrar, administrar o eliminar los dispositivos asociados a su cuenta de acceso a los Canales Virtuales.

LA COMPAÑÍA podrá enviar notificaciones al correo electrónico o al medio de contacto registrado por el Usuario cuando se vincule o elimine un dispositivo o se detecten eventos relevantes relacionados con la seguridad de la cuenta. El Usuario es responsable de mantener actualizada la información de contacto utilizada para el envío de dichas notificaciones.

En caso de pérdida, robo, extravío o sospecha de acceso no autorizado a un dispositivo, el Usuario deberá eliminarlo de los Canales Virtuales o informar oportunamente a LA COMPAÑÍA a través de los canales de atención habilitados. Sin perjuicio de la responsabilidad del Usuario de custodiar sus credenciales, LA COMPAÑÍA implementa las medidas de seguridad necesarias para evitar ingresos inusuales o sospechosos, y se reserva la facultad de bloquear temporalmente el acceso a la cuenta de manera preventiva con el objeto de proteger los datos personales del Usuario.

3.8. Eliminación de la cuenta de acceso a los Canales Virtuales

El Usuario podrá eliminar en cualquier momento su cuenta de acceso a los Canales Virtuales mediante la funcionalidad "Configuración" >"Mi Cuenta" >"Eliminar cuenta" disponible en la aplicación móvil "EPS Sanitas" o a través de los demás canales definidos por LA COMPAÑÍA.

El proceso de eliminación de la cuenta se completará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud del Usuario. Mientras se surte este proceso, el Usuario podrá continuar haciendo uso de su cuenta con normalidad a través de la aplicación móvil. Una vez realizada la eliminación, se remitirá un correo electrónico de confirmación a la dirección electrónica asociada a la cuenta del Usuario. Dicha acción surtirá los siguientes efectos:

a) La desactivación de las credenciales de acceso asociadas al Usuario.

b) La revocación de los mecanismos de autenticación habilitados para dicha cuenta.

c) La desvinculación de los dispositivos asociados a la cuenta de acceso.

d) La imposibilidad de acceder a los Canales Virtuales utilizando la cuenta eliminada.

La eliminación de la cuenta de acceso no implica la desafiliación del Usuario a LA COMPAÑÍA ni la eliminación automática de sus datos personales, información de afiliación, información relacionada con la prestación de servicios de salud incluyendo la historia clínica cuando resulte aplicable, registros de auditoría, registros transaccionales o cualquier otra información cuya conservación sea exigida por la legislación aplicable o resulte necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, contractuales, de seguridad de la información o derivadas de la prestación de servicios de salud.

La eliminación de la cuenta de acceso constituye una funcionalidad propia de los Canales Virtuales y no constituye, por sí misma, el ejercicio de los derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización para el tratamiento de Datos Personales, los cuales deberán ejercerse mediante los canales previstos en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

3.9. Almacenamiento, retención y conservación de la información

LA COMPAÑÍA tratará, almacenará y conservará la información personal del Usuario de conformidad con las finalidades informadas en la sección "AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES" de estos términos y condiciones, la Política de Tratamiento de Datos Personales, la legislación vigente y los períodos de conservación que resulten aplicables según la naturaleza de la información.

La información podrá conservarse, entre otros fines, para dar cumplimiento a obligaciones derivadas del Sistema General de Seguridad Social en Salud, requerimientos de autoridades competentes, procesos de auditoría, gestión del riesgo, seguridad de la información, continuidad en la prestación de los servicios de salud y ejercicio o defensa de derechos en actuaciones administrativas o judiciales.

La eliminación de la cuenta de acceso no modifica los períodos de conservación de la información cuando exista una obligación legal o una finalidad legítima que justifique su tratamiento.

Una vez finalicen los términos de conservación aplicables y siempre que no exista un deber legal que exija mantener la información, LA COMPAÑÍA procederá a eliminarla, anonimizarla, bloquearla o suprimirla, según corresponda y de conformidad con la normativa vigente y sus políticas internas de gestión de la información.

4.1. Menores de 18 años

Los menores de dieciocho (18) años de edad no podrán registrarse como Usuarios de los Canales Virtuales por sí mismos, razón por la que, en caso de que los padres o representantes legales del menor deseen hacer uso de los Canales Virtuales para el trámite de autorizaciones, solicitud de citas, entre otros, para los menores a su cargo, deberán manifestar su consentimiento en relación con las condiciones aquí descritas y aportar la información personal del menor requerida para la funcionalidad de los Canales Virtuales.

En todo caso, los padres o representantes legales de los menores de edad que sean mayores adultos, esto es, mayores de doce (12) años, únicamente podrán abrir las cuentas de usuarios de estos menores o registrar sus datos según sea el caso, cuando cuenten con autorización para ello. Se entenderá que la apertura de cuentas de usuarios de menores adultos, por parte de sus padres o representantes legales, cuenta con la autorización de los menores adultos, razón por la que LA COMPAÑÍA no se hará responsable por la apertura de cuentas de Usuario que carezcan de tal autorización.

Los padres o representantes legales deben informar a los menores sobre la finalidad del tratamiento de sus Datos Personales por parte de LA COMPAÑÍA.

En este evento, la persona que ingrese a los Canales Virtuales en calidad de representante, se encuentra obligada a acatar la totalidad de obligaciones en cabeza del Usuario que se encuentren contenidas en el presente documento.

4.2. Personas incapaces o adultos mayores

En los casos de representación por condiciones de incapacidad legal o por relaciones de parentesco (por ejemplo en caso de que un hijo mayor de edad quiera manejar la cuenta de sus padres adultos mayores o un padre quiera manejar la cuenta de su hijo menor de edad), representantes legales o curadores, según el caso, tendrán la posibilidad de abrir cuenta y usar sus servicios en los Canales Virtuales, en nombre de estos Usuarios, para lo cual deberán garantizar que cuentan con la capacidad para hacerlo. En este evento, la persona que ingrese a los Canales Virtuales en calidad de representante, se encuentra obligada a acatar la totalidad de obligaciones en cabeza del Usuario que se encuentren contenidas en el presente documento.

Todas las marcas, nombres comerciales, signos distintivos, diseños industriales, modelos de utilidad, patentes, servicios, contenidos e informaciones de cualquier clase que aparecen en los Canales Virtuales son propiedad de LA COMPAÑÍA y/o de las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial Keralty por lo que no podrán ser reproducidos, distribuidos, comunicados públicamente, transformados o modificados sin autorización expresa.

Por lo anterior, el Usuario se abstendrá de utilizar en cualquier forma las marcas, nombres comerciales, signos distintivos, diseños industriales, modelos de utilidad, patentes y demás elementos sujetos a propiedad intelectual de LA COMPAÑÍA o de cualquiera de las empresas pertenecientes al grupo empresarial Keralty.

Todo el contenido de cualquier clase que aparezca en los Canales Virtuales susceptible de ser objeto de derechos patrimoniales de autor, conforme a la Ley 23 de 1982 y demás normas que regulen esta materia, es propiedad de LA COMPAÑÍA y/o de las empresas que hacen parte del Grupo Empresarial Keralty por lo que no podrá ser reproducido, distribuido, comunicado públicamente, transformado, copiado o modificado sin autorización expresa.

Por lo anterior, el Usuario se abstendrá de obtener los contenidos de los Canales Virtuales empleando para ello medios o procedimientos distintos de los que, en algunos casos, se han puesto a su disposición o, en general, de los que se empleen habitualmente en Internet siempre que, estos últimos, no entrañen un riesgo o daño o inutilización del sitio Web y/o sus contenidos.

En ningún caso se entenderá que el acceso y la navegación del Usuario en los Canales Virtuales, implica que LA COMPAÑÍA haya otorgado una autorización o haya renunciado, transmitido, cedido total o parcialmente sus derechos, ni la concesión de ningún derecho ni expectativa de derecho y en concreto, la alteración, transformación, explotación, reproducción, distribución, copia o comunicación pública sobre cualquier contenido susceptible de ser objeto de derechos de autor.

7.1. Disponibilidad y Continuidad

Por las características y necesidades tecnológicas de los Canales Virtuales es posible que se presenten problemas en la disponibilidad o continuidad en el acceso y uso de sus servicios, así como la ocurrencia de fallas técnicas en los servidores de acceso a la red. Por lo anterior, el Usuario entiende y acepta que frente a la ocurrencia de fallas en los Canales Virtuales debido a la indisponibilidad del servicio por causas de fuerza mayor, errores en las redes telemáticas de transferencia de datos o por causas ajenas a la voluntad de LA COMPAÑÍA, ésta no será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que puedan generarse al Usuario y, en esa medida, exime a LA COMPAÑÍA de cualquier responsabilidad en relación con las consecuencias por la ocurrencia de este tipo de eventos.

El acceso a la información y servicios que prestan los Canales Virtuales tiene en principio una duración indefinida. No obstante lo anterior, el acceso a los Canales Virtuales podrá suspenderse o terminarse en cualquier momento en caso de que se compruebe cualquier violación a los esquemas de seguridad informática o en caso de que se verifique suplantación en la identidad del Usuario. Por lo anterior, LA COMPAÑÍA no será responsable por el retiro de los Canales Virtuales o suspensión de la prestación de los servicios a través de los mismos.

En caso de que finalice la afiliación del Usuario a LA COMPAÑÍA o se pierda la calidad de Usuario por cualquier causa, el Usuario no podrá hacer uso de los Canales Virtuales.

7.2. Exclusión de responsabilidad

LA COMPAÑÍA no será responsable por los daños, pérdida de negocio, ingresos o beneficios, daño emergente, lucro cesante o de oportunidades de negocio, de ahorro de gastos y de desaparición o deterioro de datos, así como tampoco será en ningún caso responsable de: (a) los costos, multas, sanciones, indemnizaciones, cargos, daños u honorarios que se deriven como consecuencia del incumplimiento por parte del Usuario de sus obligaciones; (b) La violación por parte del Usuario de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a la utilización de los Canales Virtuales.

Por lo tanto, el Usuario es y será el único responsable de: (a) el uso que realice de los Canales Virtuales; (b) el cumplimiento íntegro de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causa o en relación con la utilización de los Canales Virtuales, incluyendo, a título enunciativo y no limitativo, los términos y condiciones aquí contenidos, las disposiciones en materia de protección de datos, confidencialidad, secreto de las comunicaciones, protección de propiedad industrial y derecho a la intimidad.

7.3. Virus y códigos maliciosos:

El Usuario exime a LA COMPAÑÍA de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan ser causados por o que puedan deberse a la presencia de virus u otros códigos maliciosos en los contenidos que puedan producir cualquier tipo de daños en el sistema informático, documentos electrónicos o ficheros de los usuarios, incluyendo a título meramente enunciativo y sin carácter limitativo, "virus informáticos", "gusanos", "caballos de troya", errores en la funcionalidad y operatividad ("bugs"), "bombas de tiempo", "cancelbots", "Spyware", "phishing", "dialers", "hoaxes", "jokes", entre otros.

7.4. Uso ilícito:

LA COMPAÑÍA cuenta con normas y procedimientos, restricciones de acceso y uso a la información que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo maneje las bases de datos sensibles cumpliendo con los protocolos para el manejo de esta información.

Por lo anterior LA COMPAÑÍA garantiza que los Canales Virtuales se manejarán con adecuados estándares de seguridad, confidencialidad de la información y confiabilidad de manera que cada Usuario pueda mantener la reserva de su información. Sin embargo, no se hace responsable del incumplimiento de cualquier norma aplicable en que puedan incurrir los Usuarios en su acceso a los Canales Virtuales y/o utilización de las informaciones contenidas en los mismos. Tampoco se hace responsable del uso ilegítimo que terceras personas puedan hacer de la información allí contenida.

Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la Legislación colombiana, y la jurisdicción competente para conocer de cualquier demanda que el uso de los Canales Virtuales suscite será la de los Juzgados y Tribunales de la República de Colombia.

Si algún numeral o cláusula incluida en estos Términos y Condiciones fuese declarado, total o parcialmente, nulo o ineficaz, tal nulidad o ineficacia afectará tan sólo a dicha disposición o a la parte de la misma que resulte nula o ineficaz, subsistiendo los Términos y Condiciones en todo lo demás.

Con la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario autoriza de manera voluntaria, previa, expresa, informada e inequívoca a la ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD SANITAS S.A.S. (LA COMPAÑÍA), identificada con NIT. 800.251.440-6, la cual hace parte del Grupo Empresarial Keralty, y/o a quien le sean cedidos sus derechos, para tratar su información personal y/o de aquellas personas que representa, en calidad de Responsable, de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en www.epssanitas.com, para las siguientes finalidades:

• Administrar el proceso de registro, creación de cuentas de Usuario en los Canales Virtuales, asignación de credenciales de acceso, así como implementar mecanismos de validación de identidad y doble factor de autenticación para prevenir fraudes y accesos no autorizados a la información personal, incluida la sensible.
• Almacenar y procesar los textos, mensajes de voz, documentos e información transaccional suministrada por el Usuario dentro de chatbots, mensajería instantánea o cualquier otro medio, con el fin de dar respuesta a sus solicitudes, prestar los servicios contratados y mejorar los mismos.
• Capturar, almacenar y analizar los datos derivados de la navegación del Usuario, mediante el uso de cookies propias o de terceros, o tecnologías similares, con el objeto de garantizar la estabilidad técnica de la plataforma, mantener sesiones activas de forma segura y personalizar la interfaz del usuario.
• Tratar los datos de ubicación geográfica en tiempo real del dispositivo del Usuario, previa autorización en el navegador o sistema operativo, con el fin exclusivo de garantizar la adecuada prestación de los servicios contratados.
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa pre-contractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los servicios y/o productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA, se hayan o no adquirido, o respecto de cualquier relación comercial o contractual establecida con dicha entidad y/o con cualquiera perteneciente al Grupo Empresarial Keralty.
• Realizar el tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible, tales como los relacionados con el estado de salud y los datos biométricos.
• Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales, incluyendo datos sensibles, relacionados con el estado de salud y biométricos, dentro y fuera del país, a la matriz o a cualquier empresa miembro del Grupo Empresarial Keralty, así como a terceros en el marco de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para actividades propias de la prestación del servicio, tales como implementar servicios de computación en la nube, desarrollos de herramientas de inteligencia artificial, estructuración de repositorios de información, soluciones tecnológicas para mejoras del servicio, o para cualquiera de las finalidades incluidas en la presente autorización, caso en el cual, de ser necesario, se propenderá por el anonimato del dato, pero en todo caso asegurando que los terceros que tratarán los datos cumplan con los estándares de protección adecuados conforme a la regulación colombiana.
• Consultar a cualquier prestador de servicios de salud, compañía de seguros, compañía de medicina prepagada, entidades promotoras de salud (EPS) o centrales de riesgo, para que LA COMPAÑÍA acceda de ser pertinente y necesario, a la información de salud y de asegurabilidad, así como para consultar información contenida en las bases de datos o archivos de cualquier entidad, requeridos para la adecuada prestación de servicios.
• Contactar al titular del dato y enviarle a través de medios telefónicos, electrónicos, físicos, virtuales, mensajería instantánea o cualquier otro medio, información relacionada con la prestación del servicio y los productos y/o servicios, ofrecidos y/o prestados por LA COMPAÑÍA y/o las diferentes empresas del Grupo Empresarial Keralty.
• Crear y gestionar bases de datos (con datos sensibles, como lo son los datos de salud y biométricos) para la prestación del servicio o fines estadísticos, de investigación, estudio de riesgos, comerciales, desarrollo de productos o servicios, previa anonimización o agregación del dato.
• Ofrecer, comercializar, promocionar y dar a conocer nuevos productos y/o servicios, atender reclamaciones, realizar encuestas o estudios de mercado (de satisfacción, calidad del servicio, de salud o similares) y, en general, realizar cualquier gestión administrativa y comercial, así como programas de prevención y promoción de la salud.
• Realizar actividades asociadas con las gestiones de seguridad y prevención de actividades delictivas, incluyendo pero sin limitarse a sistemas de videovigilancia (SV), circuitos cerrados de televisión (CCTV) y cámaras de seguridad y cualquier otro medio que sea necesario para garantizar la seguridad de los bienes y de las personas que acceden a las instalaciones de LA COMPAÑÍA y/o de las empresas del Grupo Empresarial Keralty, con el propósito de generar las bases de datos correspondientes y utilizar dicha información en el control asistencial o en procesos legales (tales como investigaciones judiciales o administrativas, procedimientos laborales, disciplinarios, civiles, penales, entre otros) y para proporcionar dicha información a la autoridad pública correspondiente.
• Suministrar información a terceros con los cuales se tenga alguna alianza o relación contractual, estratégica, operativa o comercial, cuando sea necesario o pertinente para cumplir con el objeto contratado, mejorar resultados o efectividad.
• Cumplir con las actividades autorizadas por la Constitución y la ley.

Con la aceptación de estos términos y condiciones, el Usuario declara que LA COMPAÑÍA le ha informado de forma clara, precisa y previa los derechos que le asisten, en su calidad de Titular de los datos personales, conforme con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA. Estos derechos se enuncian a continuación:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA COMPAÑÍA como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA para el manejo de sus datos personales.
3. Ser informado por LA COMPAÑÍA, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por presuntas infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

El Usuario podrá ejercer cualquiera de los derechos señalados en los anteriores numerales 1, 2, 3, 5 y 6 a través de los canales de los siguientes canales dispuestos por LA COMPAÑÍA: (i) correo electrónico: datospersonales@keralty.com, (ii) línea telefónica para la ciudad de Bogotá: (601) 4871920, (iii) línea telefónica nacional: 018000979020 y, (iv) dirección física: Calle 100 No. 11B - 67 de la ciudad de Bogotá.

La presente autorización de tratamiento de datos personales se mantendrá vigente por el término necesario para cumplir con las finalidades del servicio o producto adquirido y las aquí descritas, salvo cuando se trate de información contenida en la historia clínica o aquella que deba conservarse por obligación legal por un tiempo superior, caso en el cual la vigencia de la autorización corresponderá por lo menos a los tiempos en que por norma debe ser conservada. El Titular de los datos, o su representante, podrá revocar la autorización dada en los casos en que sea legalmente procedente, para lo cual podrá utilizar los canales de comunicación dispuestos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA.

Con la aceptación de estos Términos y Condiciones, autoriza el tratamiento de sus datos personales o de las personas que representa y declara que ha sido informado y entiende que: (i) que no se encuentra obligado a autorizar el tratamiento de la información asociada con su condición de salud o de las personas que representa, por tratarse de datos sensibles; (ii) el carácter facultativo de responder a preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012; (iii) que con la aceptación del presente documento, no se revocan autorizaciones previamente otorgadas por sí mismo o por quienes representa sino que se complementan; (iv) que puede ejercer todos los derechos previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como se mencionó anteriormente, a través de los canales dispuestos para el efecto que también se encuentran relacionados en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Las personas que actúan en calidad de padres de familia o representantes legales de menores de edad con una edad igual o superior a 12 años (en adelante menores adultos), con la aceptación de los presentes Términos y Condiciones declaran bajo la gravedad de juramento que han informado a los menores adultos sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales por parte de LA COMPAÑÍA y certifican que se encuentran autorizados por dichos menores adultos para otorgar su consentimiento a LA COMPAÑÍA con el fin de tratar sus datos personales.