Incapacidades y licencias Afiliados - EPS Sanitas

¿Cómo tramito mis incapacidades y licencias?

1. CANALES DE RADICACIÓN

Para trabajadores dependientes: Cuando el trámite de radicación se efectúa a través de la Oficina Virtual De Empleadores, el resultado se podrá consultar pasados quince (15) días hábiles directamente en la Oficina Virtual, es decir que no se informará por ningún otro medio.

2. RESPONSABILIDAD DE LA RADICACIÓN ANTE EPS SANITAS

Para trabajadores dependientes: La responsabilidad de la radicación es de la empresa, considerando lo que describe el Decreto 019 de 2012.

ARTÍCULO 121. Trámite de reconocimiento de incapacidades: El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.

Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.

3. RADICACIÓN DE INCAPACIDADES

Para cotizantes dependientes el trámite debe realizarse por parte del empleador a través de www.epssanitas.com, sección oficina virtual empleadores y seguir las instrucciones para la radicación. La empresa debe estar registrada previamente.

4. INCAPACIDADES

4.1 Incapacidad para laborar: Estado de inhabilidad física o mental de un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual.

4.2 Enfermedad general: Estado patológico de una persona como consecuencia de una enfermedad o accidente NO originado por su trabajo.

4.3 Riesgo laboral: De acuerdo con la normativa, los riesgos profesionales se refieren "al accidente que se produce como consecuencia directa del trabajo o labor desempeñada, y la enfermedad que haya sido catalogada como profesional por el Gobierno Nacional".

La pertinencia clínica de la prescripción de incapacidades de un trabajador es competencia exclusiva del médico tratante, toda vez que es el único ente legalmente competente para determinar la pérdida de capacidad laboral en un periodo determinado.

De conformidad con lo anterior, las entidades promotoras de salud solamente pueden validar y expedir las incapacidades laborales que los médicos tratantes prescriban en el momento real de la evaluación del estado de salud de sus pacientes, dejando consignado en la respectiva historia clínica los datos ciertos que justifiquen clínicamente la prescripción de la incapacidad.

5. CONDICIONES PARA EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD GENERAL (ORIGEN COMÚN)

Decreto 1427 de 2022

Estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en calidad de cotizante, incluidos los pensionados con ingresos adicionales.
Haber cotizado efectivamente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, como mínimo cuatro (4) semanas, inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad. El tiempo mínimo de cotización se verificará a la fecha límite de pago del periodo de cotización en el que inicia la incapacidad.
Contar con la prescripción de incapacidad expedida por el médico de la red de la entidad promotora de salud.
El médico u odontólogo debe estar registrado en RETHUS. De lo contrario no será autorizada.
El certificado de incapacidad de origen común deberá ser expedido desde el momento de ocurrencia del evento que origina la incapacidad
No habrá lugar al reconocimiento de la prestación económica derivada de la incapacidad de origen común cuando esta última se origine en la atención por servicios o tecnologías excluidos del plan de beneficios en salud, procedimientos estéticos o sus complicaciones.
La incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la entidad promotora de salud, será validada siempre y cuando sea expedida por profesional inscrito en el RETHUS, , o por profesional que se encuentre prestando el servicio social obligatorio provisional, y su presentación para validación en la EPS se realice dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud, la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa o atención ambulatoria.
Certificados de incapacidad de origen común expedidos en otro país: para efectos de su reconocimiento por parte de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, deberán ser legalizados o apostillados en la embajada o el consulado de Colombia o en su defecto, en el de una nación amiga. Sera indispensable adjuntar el resumen de la historia clínica o epicrisis. Tanto el certificado como la historia clínica o epicrisis deben estar traducidos al español por traductor oficial. El aportante dispone de seis (6) meses a partir de la fecha en que efectivamente se originó la incapacidad de origen común, para solicitar ante la entidad promotora de salud la validación del certificado expedido en otro país.

Variación de aportes para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas. Las variaciones en el Ingreso Base de Cotización del mes de inicio de la licencia o incapacidad que excedan el cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, o su fracción de meses cuando este tiempo fuere menor, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de prestaciones económicas.

Para la liquidación de incapacidades de origen común cuando se trate de un salario que no sea fijo, como en el caso de trabajo a destajo o por tarea, se tomará en cuenta el salario promedio devengado por el trabajador en el último año de servicio, o en todo el tiempo cotizado, sí este fuere menor a un año.

¿Cómo solicito el reconocimiento económico?

Una vez recibas el certificado con el número de autorización emitido por EPS Sanitas, ten en cuenta los siguientes aspectos para el respectivo cobro:

Para el pago de las prestaciones económicas por incapacidades y/o licencias es requisito previo la radicación de la Planilla de solicitud de reconocimiento económico y el envío de la misma completamente diligenciada al correo electrónico reconocimientoeconomico@colsanitas.com.

La radicación de la solicitud de pago mediante la Planilla de Solicitud de Reconocimiento Económico es requisito para la autorización de la Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) o giro empresarial, según el caso.

Esta planilla UNICAMENTE debe diligenciarse cuando se cumplan los 15 días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. NO se debe diligenciar ni enviar antes de que se cumpla ese plazo

Esta planilla debe diligenciarse únicamente en formato Excel.

No se aceptan planillas diligenciadas en forma manuscrita, ni en PDF ni en formatos diferentes a Excel.

Cuando las planillas no vengan completamente diligenciadas o los datos de diligenciamiento no sean correctos, se hará la devolución para que se haga la corrección o se complete la información faltante para proceder con el trámite.

Abono o pago

Los documentos que deben acompañar las solicitudes de reconocimiento, liquidación y pago de las prestaciones económicas:

Planilla de solicitud de reconocimiento económico debidamente diligenciada en Excel

Solicitud de pago suscrita por el aportante.

Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario, emitida por la entidad financiera, con la identificación de la cuenta, que incluya el nombre completo e identificación del titular, así como el tipo, número y estado de la cuenta.

La entidad promotora de salud constatará el cumplimiento de las condiciones para el reconocimiento de la prestación económica y de los documentos que soportan la solicitud y realizará las validaciones a que haya lugar, a fin de garantizar la correcta liquidación de la prestación y su respectivo pago.

La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas se efectuará por la entidad promotora de salud o entidad adaptada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación por el aportante, o del interesado en los eventos de licencia de maternidad por extensión.

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la entidad promotora de salud o la entidad adaptada efectuará el pago de las prestaciones que haya autorizado, directamente al aportante, o al interesado, según corresponda, mediante transferencia electrónica previa verificación del aporte y por período causado.

Para las personas Jurídicas el pago se realizará vía transferencia electrónica de fondos (TEF) aplicando lo establecido en el Decreto 1333 de 2018.

¿Cómo registrar tu cuenta bancaria?

Conoce cómo solicitar la transferencia de fondos por pago de incapacidades o devolución de aportes de cotización a una cuenta autorizada:

Escanea en un solo archivo, en el siguiente orden y en formato PDF los siguiente documentos (Si requieres unificarlos en un mismo archivo, conoce cómo hacer la unificación del PDF aquí)
Persona Jurídica

Persona Natural
- Diligenciar "Formato de Abono en Cuenta Bancaria."
- Debe estar firmado por el representante Legal (persona jurídica).
- Presentarlo sin enmendaduras ni tachones y letra legible
- En el concepto de pago especificar si corresponde a: Pago de Incapacidades, Pago de Licencias y/o Pago de devolución de aportes de cotización al sistema de salud
- Certificación bancaria original con vigencia inferior a 30 días. (La cuenta bancaria debe ser a nombre propio, no puede ser compartida o fiduciaria).
- Copia del documento de identidad del representante legal (ambas caras).
- Cámara de comercio original no mayor a 30 días de expedición. Las empresas sin ánimo de lucro y/o fundaciones deben adjuntar certificado de representación legal donde se evidencie la firma del representante legal.
- Rut no mayor a 30 días de expedición.
- Diligenciar "Formato de Abono en Cuenta Bancaria."
- Debe estar firmado y presentado sin enmendaduras ni tachones y letra legible.
- En el concepto de pago especificar si corresponde a: Pago de Incapacidades, Pago de Licencias y/o Pago de devolución de aportes de cotización al sistema de salud
- Certificación bancaria original con vigencia inferior a 30 días. (La cuenta bancaria debe ser a nombre propio, no puede ser compartida o fiduciaria).
- Copia del documento de identidad. (ambas caras).

Envía la documentación completa a través del correo soportetef@colsanitas.com Recuerda: en un solo documento PDF, sin clave, sin documentos adicionales y en el orden anteriormente mencionado.

Una vez recibamos la documentación se enviará respuesta a tu correo electrónico con la gestión realizada y el tiempo de respuesta.

En caso de requerir información sobre el trámite anterior de envió de documentos para inscripción de cuenta bancaria te podrás comunicar a través de la línea (601) 6466060 Ext 5710017 lunes a viernes de 8:00 am a 5:00pm y para confirmar pago a través de la línea 601) 6466060 Ext. 5710121 - 5710122 de lunes a viernes de 7:30am a 4:30pm.

Nota: La información se presenta por una única vez o cuando presenten alguna novedad. El envió errado, en archivos separados o en un orden distinto al mencionado puede ser causal de no aceptación.

Para el caso de las personas naturales sin cuenta bancaria, el pago se realizará a través de Giro Empresarial (Pago por ventanilla en banco de Bogotá).

Para la ciudad de Bogotá el pago se efectúa en todas las oficinas del banco de Bogotá a excepción de las siguientes:

Unicentro	Carrera 15 No. 123 - 20, Local 2-66
Antiguo Country	Carrera 16 A No. 84 - 81
El Chicó	Carrera 11 No. 87 - 51
El Retiro	Carrera 11 No. 81 - 31
Avenida Chile Calle 72	Calle 72 No 13 - 25
Chapinero	Carrera 13 No. 61 - 08

Enfermedad General

Con el fin de no afectar el pago de las incapacidades otorgadas a los usuarios de EPS Sanitas es importante que se radiquen las mismas en orden cronológico y oportunamente.

Requisitos para la radicación de incapacidades por enfermedad general. Prescripción médica acorde con lo que establece el Decreto 1427 de 2022 debe contener como mínimo lo siguiente:

Razón social o apellidos y nombres del prestador de servicios de salud que atendió al paciente.
NIT del prestador de servicios de salud.
Código del prestador de servicios de salud asignado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS).
Nombre de la entidad promotora de salud o entidad adaptada.
Lugar y fecha de expedición.
Nombre del afiliado, tipo y número de su documento de identidad.
Grupo de servicios:
- Consulta externa
- Apoyo diagnóstico clínico y complementación terapéutica
- Internación
- Quirúrgico
- Atención inmediata
Modalidad de la prestación del servicio:
- Intramural
- Extramural unidad móvil
- Extramural domiciliaria
- Extramural jornada de salud
- Telemedicina interactiva
- Telemedicina no interactiva
- Telemedicina telexperticia
- Telemedicina telemonitoreo
Código de diagnóstico principal, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE, vigente.
Código de diagnóstico relacionado, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE vigente.
Presunto origen de la incapacidad (común o laboral)
Causa que motiva la atención. Se registra de acuerdo con el presunto origen común o laboral.
Fecha de inicio y terminación de la incapacidad.
Prorroga: Si o No.
En los casos de Incapacidad retroactiva (que inicie en una fecha anterior a la de la consulta se debe certificar por parte del médico si corresponde a una de las siguientes situaciones:
- Urgencias o internación del paciente
- Trastorno de memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y lugar, otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico u odontólogo.
- Evento catastrófico y terrorista.
Nombres y apellidos, tipo y número de identificación y firma del médico u odontólogo que lo expide.

Enfermedad laboral y accidente de trabajo

Es importante que se radiquen las mismas en orden cronológico y oportunamente.

1. Requisitos para la radicación de incapacidades por Riesgo Laboral

Prescripción médica, la cual acorde con lo que establece el Decreto 1427 de 2022 debe contener como mínimo lo siguiente:

Razón social o apellidos y nombres del prestador de servicios de salud que atendió al paciente
NIT del prestador de servicios de salud
Código del prestador de servicios de salud asignado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS)
Lugar y fecha de expedición
Nombre del afiliado, tipo y número de su documento de identidad.
Grupo de servicios:
- Consulta externa
- Apoyo diagnóstico clínico y complementación terapéutica
- Internación
- Quirúrgico
- Atención inmediata
Modalidad de la prestación del servicio:
- Intramural
- Extramural unidad móvil
- Extramural domiciliaria
- Extramural jornada de salud
- Telemedicina interactiva
- Telemedicina telexperticia
- Telemedicina telemonitoreo
Código de diagnóstico principal, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE, vigente.
Código de diagnóstico relacionado, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE vigente.
Presunto origen de la incapacidad (común o laboral).
Causa que motiva la atención. Se registra de acuerdo con el presunto origen común o laboral.
Fecha de inicio y terminación de la incapacidad.
Prorroga: Si o No.
En los casos de Incapacidad retroactiva (que inicie en una fecha anterior a la de la consulta se debe certificar por parte del médico si corresponde a una de las siguientes situaciones:
- Urgencias o internación del paciente.
- Trastorno de memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y lugar, otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico u odontólogo.
- Evento catastrófico y terrorista.
Nombres y apellidos, tipo y número de identificación y firma del médico u odontólogo que lo expide.

2. Soportes adicionales en casos de riesgo laboral

Para enfermedad Laboral: Copia del dictamen de calificación de la enfermedad como laboral emitido por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) o por las juntas de calificación de invalidez.

Para accidente de trabajo: Copia del reporte de accidente de trabajo (FURAT) radicado ante la administradora de riesgos laborales (ARL).

Accidente de tránsito

Prescripción médica original que contenga datos completos del paciente, del médico tratante (nombres y apellidos y número de documento de identidad) y de la incapacidad (diagnóstico, días, fecha de atención y fecha de inicio).
En caso de tratarse de accidente, lesión, golpe, herida, esguince, contusión, traumatismo, quemadura, esfuerzo, fractura, luxación n, desgarro, mordeduras, cuerpo extraño, retiro de material de osteosíntesis, trauma cráneo encefálico, latigazo, punciones, barotrauma, dengue, malaria, envenenamiento, intoxicación aguda, chikunguña, estrés postraumático osecuela de las anteriores), debe adjuntarse el "Formato de investigación de origen de la incapacidad".
Informe del Seguro Obligatorio de Accidente de Tránsito (SOAT) con los datos del accidente que dio origen a la incapacidad.
Si se acumulan o superan los 90 días de incapacidad se debe adjuntar certificación de afiliación a fondo de pensiones.
Si se acumulan o superan los 180 días de incapacidad se debe adjuntar la evidencia de las gestiones adelantadas por el afiliado o la empresa ante la administradora de fondos de pensiones para efecto de determinar la calificación de pérdida de capacidad laboral o una eventual pensión de invalidez según sea el caso.

Nota: Cuando la radicación se efectúe por el portal de empleadores no se requiere diligenciar ni presentar el formato de investigación pero si es necesario marcar la opción que confirme o descarte un evento laboral.

Los derechos y obligaciones para el trámite de transcripción o cobro de prestaciones económicas prescriben (vencen) a los tres años contados a partir de la fecha en que se generó el derecho.

Las incapacidades derivadas de atenciones en salud brindadas fuera del territorio nacional no se autorizan a menos de que el evento que dio origen a la misma corresponda a una urgencia vital (riesgo de muerte).

Incapacidades generadas por fuera de la red de prestadores de EPS Sanitas

Si la atención no fue a cargo de la EPS Sanitas y corresponde a alguna de las siguientes condiciones, debe adjuntarse como requisito obligatorio la copia de la epicrisis o resumen de la atención médica máximo dentro de los quince (15) días siguientes a la atención, de lo contrario no será autorizada.

SOAT
Pólizas de salud
Aseguradoras
Medicina prepagada diferente a Colsanitas y Medisanitas

Licencia de Maternidad

Licencia Parto Normal o Múltiple

Prescripción médica original que contenga datos completos del paciente, del médico tratante (nombre, apellidos y número de documento de identidad) y de la licencia (fecha de nacimiento, edad gestacional y días).
Certificado(s) de nacido vivo o registro civil de nacimiento del hijo(s).
Certificado de semanas de gestación de la madre al momento del parto.

Licencia parto prematuro y/o múltiple

Prescripción médica original que contenga datos completos del paciente, del médico tratante (nombres, apellidos y número de documento de identidad) y de la licencia (fecha de nacimiento, edad gestacional y días).
Certificado(s) de nacido vivo o registro civil de nacimiento del hijo(s).
Certificado de semanas de gestación de la madre al momento del parto.
Certificado de la fecha probable del parto emitida por el médico tratante.

Licencia preparto

Prescripción médica original que contenga datos completos del paciente, del médico tratante (nombres, apellidos y número de documento de identidad) y de la licencia (fecha de nacimiento, edad gestacional y días). Adicionalmente edad gestacional y fecha probable del parto.

Descanso remunerado por aborto

Prescripción médica original que contenga datos completos del paciente, médico tratante (nombres, apellidos y número de documento de identidad) y de la incapacidad (fecha de nacimiento, edad gestacional y días).

Adopción

Copia autentica del acta de entrega del niño o adolescente por parte del ICBF o institución autorizada por el mismo.
Registro civil del menor adoptado para validar la edad (debe ser menor de 18 años).

Adopción múltiple

Copia autentica de las actas de entrega de los niños o adolescentes por parte del ICBF o institución autorizada por el mismo.
Registros civiles de los menores adoptados para validar la edad (debe ser menor de 18 años).

Licencia al padre por fallecimiento de la madre.

Certificado de defunción de la madre.
Registro civil del nacimiento del hijo o certificado de nacido vivo.
Certificado de semanas de gestación de la madre al momento del parto.

Licencia de Paternidad

Licencia de Paternidad

Registro civil del nacimiento del hijo el cual debe presentarse a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor.
Certificado de semanas de gestación de la madre al momento del parto.

Definiciones y estados prestaciones económicas

Una vez la empresa inicia el proceso de radicación por medio de la oficina virtual, se genera un número de certificado, con el cual se realizará el trámite de la incapacidad. El certificado puede quedar en alguno de los siguientes estados:
Estados de incapacidad (hacen referencia al estado del trámite NO del pago):
1. Ingresado: Es el estado que se genera al momento de la radicación, este se modificará una vez se realice la revisión y trámite de la incapacidad. Este estado No corresponde ni a aprobación ni a rechazo.
2. Radicada: Es el estado de la incapacidad que se visualiza durante los primeros quince (15) días hábiles mientras se cumple el tiempo de Ley para que la EPS realice el proceso de comprobación de derechos y requisitos. Este estado No corresponde ni a aprobación ni a rechazo.
3. Resuelta: Este estado indica que la incapacidad/licencia cumple con los requisitos pero el empleador debe radicar ante la EPS Sanitas la Planilla de solicitud de reconocimiento económico que se encuentra en la página www.epssanitas.com y enviarla al correo reconocimientoeconomico@colsanitas.com
4. Dicha planilla debe estar completamente diligenciada sin enmendaduras, es importante que se relacione correctamente el número de certificado con el cual se autorizó la incapacidad. La planilla se debe diligenciar en formato Excel y adjuntar el archivo en el cuerpo del correo. Sí dicha planilla viene en formato diferente a Excel, diligenciada en forma manuscrita, incompleta o con datos incorrectos se hará la devolución de la misma.
5. Liquidada: Este estado indica que la incapacidad/licencia cumple con los requisitos. El estado liquidada se puede visualizar en los siguientes casos:
  - 5.1. Cuando el certificado se genera con algún valor - Incapacidades desde el día 3-180 e incapacidades desde el día 541 en adelante. (A cargo de la EPS)
  - 5.2. Cuando el pago está a cargo del empleador - Incapacidades que acumulan 2 días y no son prórroga. (A cargo de la empresa)
  - 5.3. Cuando el pago está a cargo de la Administradora de Fondo de Pensiones - Incapacidades desde el día 180 - 540. (A cargo del fondo de pensiones)
  - 5.4. Cuando el pago está a cargo de la Administradora de riesgos Laborales - Incapacidades por enfermedad o accidente laboral. (A cargo de la ARL)
    
    Es importante aclarar que estas incapacidades quedan en estado liquidada toda vez que cumplen con los requisitos para que puedan ser reconocidas económicamente por las entidades mencionadas anteriormente.
    
    Anulada: Este estado se presenta cuando se evidencia doble radicación y el empleador confirma que se debe a un error en la radicación.
Estados de liquidación: (estos si hacen referencia al estado del pago):
- Liquidada: Este estado corresponde a los casos que cumplen los requisitos pero no generan algún valor por parte de la EPS SANITAS toda vez que el pago estaría a cargo del empleador, la ARL o la AFP.
- Enviada a tesorería: Este estado corresponde a las incapacidades que se les ha asignado una fecha de pago toda vez que cumplen con los requisitos y generan un reconocimiento económico por parte de la EPS SANITAS
- Pagada: Es el estado que nos confirma que ya se efectuó el pago a favor de la empresa.
- Anulado por tesorería: Este estado indica que por alguna razón no se debe realizar el pago de la incapacidad y se solicita a tesorería la anulación del mismo.