Conoce los requisitos que debes tener en cuenta para tramitar una incapacidad, licencia de maternidad y de paternidad de tus empleados.
Conoce aquí los pasos para radicar las incapacidades y licencias.
Recuerda que con lo definido en el Decreto 019 de 2012, el trámite de incapacidades y licencias ante la EPS es responsabilidad del empleador, no del trabajador
- Ingresa a la oficina virtual empleadores aquí o independiente aquí.
- Selecciona el menú incapacidades
- Opción radicar
- Ingresa tipo y número de documento
- Selecciona el tipo de radicación (licencia o incapacidad)
- Escoge la fecha de inicio de la incapacidad o licencia y cantidad de días
- Adjunta los documentos requeridos y marca la opción radicar
Si tienes dudas sobre requisitos para tramitar te invitamos a consultar las secciones de requisitops de incapacidad y licencias.
IMPORTANTE
La EPS tiene 15 días hábiles para dar respuesta y definir el estado final de la radicación(liquidado o rechazado). El pago se efectuará dentro de los 5 días hábiles posteriores a la parobación de la siguiente manera:
- Tranferencia electrónica: Aplica para empleadores independientes con cuenta bancaria registrada previamente, si no ha realizado la inscripción consulta aquí.
Nota: Si pasados 30 días la cuenta bancaria no se ha registrado el pago será anulado. - Giro empresarial:Esta metodología de pago estará vigente hasta diciembre de 2025. Desde enero de 2026 se deberá inscribir la cuenta para el pago de incapacidades y licencias.
Nota: Si pasados 30 días el giro no es reclamado será anulado.
Requisitos para radicar tus licencias
La prescripción médica debe contar con los siguientes requisitos.
- Datos del prestador (Nit, razón social, REPS)
- Datos del afiliado (Nombre, tipo y número de documento)
- Datos del servicio (Nombre EPS, tipo de atención)
- Datos del médico (Nombre, tipo y número de documento, firma del médico registrado en rethus)
- Datos adicionales Código CIE 10 del diagnóstico, días de duración, fecha de inicio y fecha de fin, semanas de gestación, fecha probable de parto, embarazo múltiple (SI o NO), número de nacidos vivos.
Recuerda que el registro civil es un requisito obligatorio que debe presentarse siempre para el trámite de tus licencias
Para más información de estas y otras licencias consulta aquí.
Requisitos para radicar tus incapacidades
La prescripción médica debe contar con los siguientes requisitos.
- Datos del prestador (Nit, razón social, REPS)
- Datos del afiliado (Nombre, tipo y número de documento)
- Datos del servicio (Nombre EPS, tipo de atención)
- Datos del incapacidad Código CIE 10 del diagnóstico, origen (común o laboral), días de duración, fecha inicio y fecha fin
- Datos adicionales(Indicar si es prorroga y si es retroactiva)
- Datos del médico(Nombre, tipo y número de documento, firma del médico registrado en rethus)
Recuerda que las atenciones particulares(incluyendo SOAT y pólizas) deben radicarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su expedición, junto con la apicrisis o resumen de atención.
Para más información de estas y otras licencias consulta aquí.
Conoce cómo realizar la solicitud de veracidad de incapacidades
Para realizar una solicitud de veracidad de incapacidades, debes tener en cuenta:
- Si se trata de incapacidades iniciales de uno (1) o dos (2) días, la solicitud no puede ser atendida por este medio y debe ser gestionada directamente por la empresa ante la IPS o el prestador médico que atendió al paciente.
- Si se trata de incapacidades de tres (3) días en adelante o de prorrogas, continúe aquí.
- Una vez recibida la información, los soportes completos y la radicación de incapacidad por la oficina virtual, iniciara el trámite. El proceso de verificación se gestionará en un plazo de 30 días calendario, contados a partir de la fecha de recepción completa de los documentos requeridos.
Ingreso base de cotización (IBC) aplicado a tus incapacidades y coberturas de pago
En incapacidades
Decreto 2126, Artículo 2.2.3.3.1, que establece las condiciones para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común, se debe acreditar lo siguiente al momento de iniciar la incapacidad: Para el reconocimiento y pago de la incapacidad de origen común y sus prórrogas, se tomará como ingreso base de cotización (IBC) el reportado en el mes anterior al inicio de la incapacidad , entendiendo por inicio el primer día (día 1) de la incapacidad inicial, no el de las prórrogas
Adicional es importante recordar que:
| Periodo de Incapacidad (Días) | Responsable del Pago | Porcentaje de Liquidación (Sobre el Ingreso Base de Cotización - IBC) |
|---|---|---|
| 1 al 2 | Empleador | El auxilio por enfermedad no profesional es el 66.66% del salario. En la práctica, suele ser el 66.66% del salario base de cotización. |
| 3 al 90 | EPS | 66.66% del IBC. |
| 91 al 180 | EPS | 50% del IBC. |
| 181 al 540 | Fondo de Pensiones (AFP) | 50% del IBC. |
| 541 en adelante | EPS | 50% del IBC (Bajo ciertas condiciones, como que la pérdida de capacidad laboral sea inferior al 50% o que exista concepto favorable de rehabilitación y se requiera continuar en tratamiento). |
Mínimo vital en incapacidades por enfermedad general: En Colombia, el pago de incapacidades por enfermedad general está sujeto a porcentajes definidos por la ley. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia el valor reconocido al trabajador puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV).Este principio garantiza la protección del ingreso básico necesario para la subsistencia digna del trabajador mientras permanece incapacitado.
En licencias
Decreto 2126, Artículo 2.2.3.2.18 IBC para reconocimiento y pago de las licencias de maternidad, paternidad, en sus diferentes aquellas del proceso gestacional y para el cuidado de la niñez. El reconocimiento y pago de las licencias que trata este Título se realizará sobre el ingreso base de cotización reportado al momento de iniciar estas, entendiendo por inicio, el reportado en día uno (1) de la licencia.
Las variaciones del IBC del mes de inicio de la incapacidad o licencia que excedan el 40 % frente al promedio de los IBC de los doce meses inmediatamente anteriores (o la fracción de meses si el tiempo de cotización es menor) no serán tenidas en cuenta para la liquidación de la prestación económica.
Que no te pase a ti, evita rechazos y consulta que hacer cuando te suceda
Conoce aquí todo lo que debes saber para evitar rechazos en tus solicitudes.
Trámites adicionales (cuentas bancarias, récord de incapacidades, estados de cuenta y detalle de pago)
Consultar la creación de cuentas bancarias
Te puedes comunicar con la línea de atención soporte TEF (601) 6466060 ext. 5710017 L-V 8:00 a 5:00 o al correo soportetef@colsanitas.com
Más información de como crear la cuenta clic aquí.
Detalle de pagos
No estás recibiendo el detalle de pago de incapacidades? Te invitamos a actualizar el correo electrónico donde quieres que te remitamos el soporte a través de detallepagosinc@colsanitas.comcon la razón social, NIT y datos del colaborador autorizado por la empresa.
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