Conoce los requisitos que debes tener en cuenta para tramitar una incapacidad, licencia de maternidad y de paternidad de tus empleados.
| Incapacidades y licencias |
Conoce los requisitos que debes tener en cuenta para tramitar una incapacidad, licencia de maternidad y de paternidad de tus empleados.
Si eres empleador debes radicar las incapacidades de tus empleados a través de la Oficina Virtual de Empleadores en www.epssanitas.com. Podrás consultar la respuesta 15 días hábiles posterior al radicado.
Si no has realizado el proceso de registro de tu empresa ingresa a la Oficina Virtual de Empleadores aquí.
De acuerdo con lo definido en el Decreto 019 de 2012, el trámite de incapacidades ante la EPS es responsabilidad del empleador, no del trabajador.
Es obligación del trabajador notificar a la empresa cuando reciba una incapacidad.
Para que una incapacidad de origen común sea reconocida y pagada, debes cumplir los siguientes requisitos:
Información adicional
Como empleador debes tener en cuenta las variaciones salariales al liquidar las prestaciones económicas, aquellas del Ingreso Base de Cotización (IBC) que excedan el 40% en comparación con el promedio de los IBC de los últimos 12 meses no serán consideradas para la liquidación (Decreto 2126 de 2023).
Si la atención médica se recibió en una institución que no forma parte de la red de prestadores de la EPS Sanitas, no olvides radicar la incapacidad de tu colaborador a través de la Oficina Virtual de Empleadores dentro de los 15 días hábiles posteriores a la atención, adjuntando la epicrisis o el resumen de la historia clínica. Si pasa ese plazo se pierde el derecho al reconocimiento económico.
La incapacidad debe ser radicada a través de la Oficina Virtual de Afiliados, utilizando los mismos datos registrados en la prescripción emitida por el médico u odontólogo tratante. No se deben alterar ni modificar las fechas, la cantidad de días, ni el tipo de incapacidad indicado en la prescripción médica.
El empleador autorizado para realizar la radicación en la Oficina Virtual es aquel con el que el trabajador esté afiliado a la EPS Sanitas y que efectúe los aportes correspondientes a salud. Por esta razón, es fundamental verificar previamente los datos del empleador (razón social y NIT) antes de proceder con la radicación.
Para más detalles, visita la Oficina Virtual de Empleadores en la página web de EPS Sanitas.
Las empresas deben radicar las licencias de sus empleados dependientes exclusivamente a través de la Oficina Virtual de Empleadores en www.epssanitas.com. Los resultados estarán disponibles 15 días hábiles después en la misma plataforma.
Si no has realizado el proceso de registro de tu empresa, ingresa aquí
.El trámite de licencias ante la EPS es responsabilidad del empleador, no del trabajador. Esto está estipulado en el Decreto 019 de 2012.
Es obligación del trabajador notificar a la empresa cuando reciba una licencia.
Para reconocer el pago de licencias de maternidad o paternidad, la afiliada debe estar activa en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, con aportes al día durante el período de gestación. Los documentos emitidos en el extranjero deben estar legalizados o apostillados y traducidos al español.
Es importante que las licencias se radiquen en orden cronológico y dentro de los plazos establecidos para no afectar el pago de las mismas.
Consulta más detalles y realiza la radicación en la Oficina Virtual de Empleadores en www.epssanitas.com.
- La EPS revisará y liquidará la solicitud en un plazo de 15 días hábiles, siempre que se cumplan los requisitos legales y se presenten todos los documentos necesarios para acceder a la prestación.
- El pago se efectuará dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aprobación, mediante transferencia electrónica de fondos (TEF) para personas jurídicas, de acuerdo con el Decreto 1333 de 2018, y previo registro de la cuenta bancaria ante la EPS.
Sigue estos pasos para solicitar la transferencia de fondos a una cuenta autorizada:
Envía toda la documentación escaneada en un solo archivo, en el siguiente orden y en formato PDF los siguiente documentos (Si requieres unificarlos en un mismo archivo, conoce cómo hacer la unificación del PDF aquí) en un solo archivo PDF al correo soportetef@colsanitas.com.
No pongas clave al archivo y asegúrate de mantener el orden especificado.
Una vez recibidos, se te notificará vía correo electrónico sobre la gestión y el tiempo de respuesta.
Nota: El registro solo se presenta una vez o cuando haya novedades. El envío erróneo o en un formato distinto puede ocasionar la no aceptación del trámite.
El pago se hará a través de Giro Empresarial en el Banco de Bogotá.
En Bogotá, el servicio de pago por Giro Empresarial NO está disponible en las siguientes sucursales:
A continuación, se detallan las causas más comunes por las que una incapacidad puede no ser aprobada y las acciones que se deben tomar para solucionarlas:
Las incapacidades con datos incompletos o ilegibles pueden ser rechazadas.
En caso de rechazo, tanto la empresa como el afiliado independiente pueden consultar el motivo del rechazo en la Oficina Virtual y, a través de la misma (utilizando el mismo número de certificado), adjuntar los documentos o soportes faltantes para dar continuidad al trámite.
Para más información, consulta los Decretos 2126 de 2023 y 1427 de 2022.
Con el fin de no afectar el pago de las incapacidades otorgadas a los usuarios de EPS Sanitas es importante que se radiquen las mismas en orden cronológico y oportunamente.
Requisitos para la radicación de incapacidades por enfermedad general. Prescripción médica acorde con lo que establece el Decreto 1427 de 2022 debe contener como mínimo lo siguiente:
Es importante que se radiquen las mismas en orden cronológico y oportunamente.
1. Requisitos para la radicación de incapacidades por Riesgo Laboral
Prescripción médica, la cual acorde con lo que establece el Decreto 1427 de 2022 debe contener como mínimo lo siguiente:
2. Soportes adicionales en casos de riesgo laboral
Para enfermedad Laboral: Copia del dictamen de calificación de la enfermedad como laboral emitido por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) o por las juntas de calificación de invalidez.
Para accidente de trabajo: Copia del reporte de accidente de trabajo (FURAT) radicado ante la administradora de riesgos laborales (ARL).
Nota: Cuando la radicación se efectúe por el portal de empleadores no se requiere diligenciar ni presentar el formato de investigación pero si es necesario marcar la opción que confirme o descarte un evento laboral.
Los derechos y obligaciones para el trámite de transcripción o cobro de prestaciones económicas prescriben (vencen) a los tres años contados a partir de la fecha en que se generó el derecho.
Las incapacidades derivadas de atenciones en salud brindadas fuera del territorio nacional no se autorizan a menos de que el evento que dio origen a la misma corresponda a una urgencia vital (riesgo de muerte).
Si la atención no fue a cargo de la EPS Sanitas y corresponde a alguna de las siguientes condiciones, debe adjuntarse como requisito obligatorio la copia de la epicrisis o resumen de la atención médica máximo dentro de los quince (15) días siguientes a la atención, de lo contrario no será autorizada.
Licencia Parto Normal o Múltiple
Licencia parto prematuro y/o múltiple
Licencia preparto
Descanso remunerado por aborto
Adopción
Adopción múltiple
Licencia al padre por fallecimiento de la madre.
Licencia de Paternidad
El médico tratante es el único ente legalmente competente para determinar la pérdida de capacidad laboral en un periodo determinado.
Incapacidad para laborar: Estado de inhabilidad física o mental de un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual.;
Enfermedad general: Estado patológico de una persona como consecuencia de una enfermedad o accidente NO originado por su trabajo
La pertinencia clínica de la prescripción de incapacidades de un trabajador es competencia exclusiva del médico tratante, toda vez que es el único ente legalmente competente para determinar la pérdida de capacidad laboral en un periodo determinado. De conformidad con lo anterior, las entidades promotoras de salud solamente pueden validar y expedir las incapacidades laborales que los médicos tratantes prescriban en el momento real de la evaluación del estado de salud de sus pacientes, dejando consignado en la respectiva historia clínica los datos ciertos que justifiquen clínicamente la prescripción de la incapacidad.
Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de maternidad, la cual disfrutará de la siguiente manera
Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de maternidad, la cual disfrutará de la siguiente manera:
Para partos con fecha de inicio igual o posterior 4 de enero de 2017
Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de maternidad de dieciocho (18) semanas en parto único, la cual disfrutará de la siguiente manera:
- Licencia de maternidad preparto: Dos (2) semanas antes de la fecha probable del parto. La semana anterior a la fecha probable de parto es de obligatorio goce.
- Licencia postparto: Duración de dieciséis (16) semanas (prorrogable a diecisiete 17 semanas en caso de haber trasladado una (1) semana preparto a este periodo).
Cuando se trate de parto múltiple la licencia será de veinte (20) semanas.
Cuando se trate de parto prematuro, la licencia será de dieciocho (18) semanas más las faltantes para cumplir la fecha probable de parto certificada por el médico especialista tratante.
Para partos con fecha anteriores al 4 de enero de 2017
- Licencia de maternidad preparto: Dos (2) semanas antes de la fecha probable del parto. La semana anterior a la fecha probable de parto es de obligatorio goce.
- Licencia postparto: Duración de doce (12) semanas (prorrogable a trece (13) semanas en caso de haber trasladado una (1) semana preparto a este periodo).
Cuando se trate de parto múltiple la licencia será de dieciséis (16) semanas.
Cuando se trate de parto prematuro, la licencia será de catorce (14) más las semanas faltantes para cumplir la fecha probable de parto (semana 40 de gestación).
La licencia será remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso si se trata de un salario fijo. En caso de salario variable, se tendrá como base el salario promedio devengado en los doce meses anteriores a la fecha de inicio de la licencia o todo el tiempo si este fuere menor.
Conoce aquí todo lo que debes saber para tramitar la licencia de maternidad
El padre tiene derecho a que se le reconozcan 2 semanas hábiles de licencia remunerada.
Todo cotizante cuya esposa o compañera permanente haya tenido un hijo, tiene derecho a disfrutar de la licencia remunerada de paternidad. Para adquirir este derecho se exige al padre como período mínimo de cotización el mismo periodo de gestación.
El padre tiene derecho a que se le reconozcan 2 semanas de licencia remunerada (Ley 2114 de julio de 2021).
La licencia se disfruta a partir del nacimiento del hijo y el plazo máximo para el trámite es de 30 días siguientes a esta fecha.
Conoce aquí todo lo que debes saber para tramitar la licencia de maternidad
Es la que se expide con destino únicamente para un proceso penal en curso.
Es la que se expide con destino únicamente para un proceso penal en curso, no reemplaza ni homologa a la incapacidad laboral que expide el médico tratante.